A. Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai
keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa
informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan
tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan
paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan
apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika
ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari
seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada
seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B. Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa
tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan
kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan
berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai alat
komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis,
sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan
penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan
penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai alat bukti
historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga
dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip
lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna
mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang
lampau.
4. Sebagai pedoman
pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau
pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya
surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan
sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
6. Sebagai alat bukti
tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu
urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan
bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual
beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai alat untuk
memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak
terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
C. Bagian-Bagian
Surat
Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok
pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan
sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau
letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang
dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu
diantaranya:
a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f) Untuk mengetahui,
mungkin ada dokumen yang dilampirkan
yang terkait dengan isi surat.
Sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun
menurut bentuk atau format tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut
secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat itu terdiri dari:
1) Kepala Surat.
Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti
mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas
dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan
sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga.
Penulisan kepala surat memang bebas menurut selera dari
masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku
yang telah digariskan oleh lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut
antara lain:
a) Dalam
kepala surat harus tercantum: nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana
lembaga itu berada.
b) Dapat
dicantumkan juga logo atau lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.
c) Tidak
boleh dibuat terlalu besar agar tidak mengganggu keindahan surat.
d) Penulisan
organisasi induk tidak boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat
surat.
2) Tanggal Surat
Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu:
O Jika penulisan tanggal surat
menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama
kota.
O Jika penulisan tanggal surat
menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.
3) Nomor Surat
Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat
No. Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak
nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan
mempermudah pencarian surat.
4) Lampiran
Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan
kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang
dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka
harus dicek kebenarannya.
5) Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi
surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau
tiga baris agar tidak mengganggu format.
6) Alamat Dalam
Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:
a) Penulisan kata Yth. mengikuti
orang yang dikirimi surat.
b) Yang diberikan kata Yth. adalah orangnya
bukan lembaganya.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat
kepada penerima surat. Contoh salam pembuka:
a. Dengan hormat,
b. Assalamu’alaikum wr. wb,
8) Isi Surat
· Alinea pembuka
Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara
mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang
penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain:
a. Dengan ini kami beritahukan bahwa
.............
b. Kami beritahukan bahwa
...............................
c. Berkenaan dengan surat Saudara
tanggal ...... Nomor .......
· Isi surat
Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis
secara singkat, jelas, dan sopan.
· Alinea penutup
Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima
kasih kepada penerima surat.
Contoh:
a. Atas perhatian
Bapak, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas bantuan Bapak,
kami ucapkan terima kasih.
9) Salam Penutup
Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga
atau surat pribadi sering digunakan seperti:
a. Hormat kami,
b. Wa’alaikum salam.
10) Nama Jabatan
Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa
pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
Contoh:
a) Direktur,
b) Kepala
11) Nama Terang dan NIP
Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan
untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan
dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut.
Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.
12) Tembusan
Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon
ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama
yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.
13) Inisial
Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada
surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang
mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri
suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau
fmi/pp.
D. Contoh Surat
SMA Negeri 1 Jakarta
Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta
No. Telp. (021) 6503333
Jakarta, 11 September 2014
No : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 1
Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.
Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Penelitian Flora Langka
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Jakarta
Bagito Sumangko, SPd.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar